機密情報と個人情報の取扱い

機密情報と個人情報に関する保護方針

行政書士木田太良及びその雇用する事務所員から構成する木田行政書士事務所 (以下「弊事務所」といいます)は、行政書士業務を通じて法人・団体の機密情報や個人情報保護法に定められる個人情報を収集・保有するので、それらの情報について以下の方針に従い安全に管理・運用します。

2007年12月26日施行
2008年03月15日改正施行
2015年04月20日改正施行

木田行政書士事務所 行政書士 木田太良

第1章 法令遵守

弊事務所は業務として取り扱う機密情報や個人情報は、法令・顧客との委任契約・その他合意に従って厳格に管理・運用するものとします。

弊事務所は行政書士法・個人情報保護法をはじめとする関係諸法令を誠実に遵守し、弊事務所が取り扱う個人情報を保全し適切に運用します。

第2章 収集する情報とその取扱基準

弊事務所は、次の種類の情報を収集します。

行政書士業務で扱う事件に関する情報
行政書士法・依頼者との契約に準拠し厳格に管理し、委任目的以外には利用しません。通常の個人情報の利用・開示などよりも更に厳格な取扱いをするものとします
弊事務所の運営の安全のために必要な情報
依頼者の安全・弊事務所の運営の安全・弊事務所員の安全のため、電話の録音をはじめとする弊事務所・その構成員への接触記録を収集・保存・運用することがあります。これらの情報は、行政書士法・依頼者との契約に準拠し厳格に管理します。通常の個人情報の利用・開示などよりも更に厳格な取扱いをするものとします。
研究活動・業務関連情報交換に伴い収集する個人情報
個人情報保護法・関連する法令に準拠します。
講演会などの開催に伴い収集する個人情報
個人情報保護法・関連する法令に準拠します。
アンケート調査に伴い収集する個人情報
個人情報保護法・関連する法令に準拠します。
採用希望者の個人情報
個人情報保護法など関連する法令に準拠します。弊事務所において採用が決定されなかった方の履歴書等は選考後速やかに本人に返送することとし、弊事務所はその情報を保有しません。
ウェブサイトのアクセス情報
弊事務所の運営するウェブサイトをアップロードするサーバへのアクセスについてIPアドレスや UserAgent を初めとする環境変数を記録します。これらは通常、個人を特定する情報ではありませんが、取り扱いには充分注意し、アクセス情報に関する業務を委託する者を除く第三者には開示しないものとします。

弊事務所が収集する機密情報・個人情報は、弊事務所の利用目的の実施のため必要な、最小限のものに限定します。 アンケート調査などで収集する情報も、調査内容の分析に必要なものに限定して収集します。

第3章 個人情報の利用目的

弊事務所は個人情報を弊事務所の行う下記業務に利用します。

  1. 法律や経営などに関する相談・コンサルティング
  2. 書類の作成・提出
  3. その他の事件処理の実施・報告・連絡
  4. 弊事務所の開催する講演会などの開催連絡
  5. 弊事務所の取扱業務に関する情報提供
  6. 弊事務所の推薦するサービス等の情報提供
  7. 弊事務所の実施するアンケート調査の分析
  8. 弊事務所の人事
  9. 弊事務所の運営するウェブサイトへのアクセス状況の分析
  10. その他上記各号に関連する利用目的

第4章 第三者提供

利用目的を達成するため必要な場合、依頼者の了解を得て、機密情報・個人情報を業務の委託先・提携先に預託することがあります。その場合は、機密情報・個人情報の保護が十分に図られている事業者を選定し、情報保護の契約を締結するなど必要かつ適切な処置を実施します。

弊事務所が保有する個人情報は、依頼者の同意ある場合を除き、原則として個人情報を第三者に提供しません。但し、法令の定めるところにより提供する場合があります。

第5章 情報管理体制

弊事務所は、情報管理責任者を行政書士木田太良とするとともに、定期的な監査を実施し、機密情報・個人情報の保護実現のための体制を策定・運用・点検・見直しするものとします。

弊事務所は、個人情報の収集管理に必要な各種の内部規程を確立し、これを実施するものとします。

弊事務所は、不正アクセスや機密情報・個人情報の紛失・改ざん・漏洩などの予防対策を実施し、適切な情報セキュリティ対策を実現します。

第6章 開示請求等

弊事務所は、別に定める書面による請求を行って頂き、住民票の写しなどによって所定の本人確認が行われた場合については、保有個人情報の開示を行うものとします。

個人情報の開示等についての事務手数料は1件につき1,050円とします。 但し、開示等に関する事務処理負担が少ないと弊事務所が判断する事案については無料とします。

第7章 情報管理に関する問合せ窓口

弊事務所の機密情報・個人情報の取扱いに関する要望・請求・相談などは、別に定める窓口にご連絡下さい。

第8章 継続的改善

弊事務所は、この保護方針や情報管理体制を継続的に見直し改善を図ります。

機密情報と個人情報に関するお問合せについて

情報管理に関する問合せ窓口

郵便または電子メールでご連絡下さい。折り返し、弊事務所所定の申請用紙を添えて返信致します。

大阪府堺市堺区東湊町3丁191番地 3F 木田行政書士事務所 サポート窓口 連絡先アドレス(サポート窓口)


2007-12-26 このページの初出
2008-03-15 増補改訂
2015-04-20 改訂

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